管理職ブログチームの作業療法士のOです。


今日は作業療法室の物品貸し出しに関する業務改善についてお話します。


作業療法室には患者さんの治療道具や自助具など物品がたくさんあります。その中で、高額物品や、貸出頻度が多い物品が紛失していないか1ヶ月に1回、係を決めて点検をしています。係は輪番で一人の療法士が年に1回しか当たらず、点検方法の課題もあり、定期点検の時に時間がかかってしまい、効率が悪い状態が今までずっと続いていました。



具体的には、物品を患者さんに貸し出す際には、専用のノートに患者さん名と貸し出し物品を記載し、物品の点検を行う時は棚に物があるかを確認し、無ければノートを見るという流れでしていました。 　


①物品があるか確認します。






②なければ貸出ノートを確認するのですが、いつ誰に貸し出したのか分かりにくく時間がかかってしまいます。


今年から物品管理係が変わり4年目の作業療法士が担当になりました。


その作業療法士から「貸出物品が分かりにくい。ノートで確認するが手書きで更新されないため探しにくい。これらを変えたいのですがいいですか？」との意見があり、どのように変更すべきか一緒に考えました。そこであがった意見が、「ノートを確認しなくても見たらすぐにわかるようにしたい」というものでした。（本人にブログにすることの許可を貰っています）実際に変更したのが以下の写真になります。


　
「貸出し中」と「一時貸出し中」の札を取り付けました。　　　 　　　

写真は貸出し用の札です。

貸出をするときは、まず裏面に貸し出した療法士の名前を記入します。
期日がわかっていれば期日も書きます。




この札に記入するのでノートへの記入を無くしました。




何があり、誰に貸し出しているのかの確認が簡単になり時間がかからずできるようになりました(＾◇＾)


実際に使用した他の療法士から
　
　「わかりやすいです」


　「確認が楽になりました。ありがとうございます」との声がありました。


日々の業務に追われ疑問に思っていても後回しにしてしまうことがあると思います。
それが続くと、小さい事でも不満とストレスに繋がってしまいます。
「誰かがやってくれる」という考えではなく、疑問に思ったこと、改善したいと考えることが大切だと思います。しかし、一般職は日々の業務に追われ、業務改善を提案したくても、時間を作れないことがあります。今回、４年目の療法士がアイデアとレイアウトの提案をしてくれました。それをもとに作成は私が行いました。
全て提案した療法士に任せるのではなく、役割分担しながら作業を行うことで、それぞれの業務負担を減らし、アイデアをカタチにすることができました。役割分担をするなど、小さい事ではありますが「みんなが、もっと働きやすくなってほしい」という気持ちを後押しする環境が必要だと思います。管理職だけでなく、一般職も率先して、「このままでいい」と思うのではなく「もっと良くするには」と考え実際に行動することが大切です。働きやすい職場になるように業務改善をみんなが考えられるように管理職が後押し出来ればと考えています。最後までお読みいただきありがとうございました。




文責：作業療法士　O※無断転載禁止